Bạn có thể nói với chúng tôi: Tạo sơ đồ tổ chức mất đi hàng giờ trong ngày của bạn. Không chỉ việc thu thập thông tin từ 47 thành viên của nhóm để điền vào sơ đồ tổ chức (Có phải là Senior hay Sr không? Bạn có sử dụng tên đệm không?), mà bạn cũng gặp khó khăn trong việc định dạng từng ô và đường kẻ trong Excel.
Sơ đồ tổ chức là một nguồn tài nguyên vô giá cho mỗi nhân viên, đặc biệt là đối với các dự án tương tác và quản lý giao tiếp. Việc nhanh chóng xây dựng sơ đồ tổ chức trong Excel giúp tiết kiệm thời gian và năng lượng, để bạn có thể đưa ra quyết định nhanh chóng và hiệu quả để đưa lực lượng lao động gần hơn với các mục tiêu tổ chức.
Bài viết này sẽ giới thiệu về sự khác biệt giữa sơ đồ tổ chức truyền thống và hiện đại, cách tạo sơ đồ tổ chức trong Excel và những mẹo Excel để tránh công việc trùng lặp!
Sơ Đồ Tổ Chức Là Gì?
Một sơ đồ tổ chức hoặc org chart là một biểu đồ cho thấy cấu trúc báo cáo và mối quan hệ nội bộ của một doanh nghiệp. Sơ đồ tổ chức truyền thống có cấu trúc từ trên xuống dưới giống như một hình chóp.
Các vị trí quản lý chính của công ty được liệt kê ở mức đầu. Các nhân viên còn lại của tổ chức nằm ở các mức độ thứ hai, thứ ba và tiếp theo. Các đường trên sơ đồ tổ chức cho thấy đường dẫn báo cáo bằng cách kết nối nhân viên.
Nếu bạn muốn hiểu rõ hơn về sự phụ thuộc giữa các nhóm và đánh giá chức năng của các vị trí khác nhau, sơ đồ tổ chức truyền thống trong Excel không đủ về thiết kế và khả năng.
Sử dụng phần mềm sơ đồ tổ chức hiện đại mang lại nhiều lợi ích hơn, giúp doanh nghiệp trở nên mạnh mẽ và proactive trong quá trình tái cơ cấu tổ chức, thay đổi lãnh đạo và mở rộng đội ngũ nhân viên.
Những cách nào sơ đồ tổ chức hiện đại vượt trội hơn sơ đồ tổ chức truyền thống? Ngoài việc cung cấp cái nhìn tổng quan, sơ đồ tổ chức hiện đại giúp các nhóm:
- Đánh giá các trách nhiệm cụ thể của nhân viên và phòng ban
- Đưa ra cần thiết cho các vị trí mới để điền vào khoảng trống tài nguyên
- Truy cập thông tin liên hệ trực tiếp
- Lập kế hoạch dự án chức năng chéo
- Làm rõ các bên liên quan trong dự án
- Cung cấp một mô tả về vai trò và trách nhiệm
Cách Tạo Sơ Đồ Tổ Chức Trong Excel
Trong hướng dẫn này về sơ đồ tổ chức, chúng ta sử dụng Microsoft Word cho Mac phiên bản 16.54. Các bước và tính năng có thể khác nếu bạn sử dụng một nền tảng hoặc phiên bản khác.
Bước 1: Tạo danh sách nhân viên
Sơ đồ tổ chức nên bao gồm tên và họ của nhân viên, chức vụ và phòng ban, tùy thuộc vào mục đích sử dụng của bạn. Tổ chức dữ liệu này vào bảng tính kèm theo các thông tin khác cần thiết.
Trong ví dụ của chúng tôi, một nhà lãnh đạo nhóm muốn xem trạng thái làm việc toàn thời gian và bán thời gian của bộ phận sáng tạo để lập luận về việc tăng số lượng nhân viên chủ trì.
Mẹo: In đậm tên của mỗi quản lý và liệt kê các báo cáo trực tiếp dưới đó để khi bạn chỉnh sửa sơ đồ tổ chức, bạn không cần phải nhớ từ ý kiến của mình! Hoặc bạn có thể thêm một biểu tượng trước tên của họ, ví dụ như *, và sau đó xóa sau đó bằng cách sử dụng chức năng Tìm và Thay thế.
Bước 2: Chọn biểu đồ SmartArt phù hợp
Mục đích sử dụng sơ đồ tổ chức sẽ ảnh hưởng đến loại biểu đồ. Excel có một số loại biểu đồ SmartArt, như biểu đồ Tổ chức, biểu đồ Hình tròn, biểu đồ Hierarchy và nhiều hơn nữa. Bất kể biểu đồ SmartArt nào bạn chọn, bạn có thể dễ dàng chuyển sang biểu đồ khác bất kỳ lúc nào!
Để thêm biểu đồ SmartArt, hãy vào tab Chèn> biểu tượng SmartArt> chọn Hierarchy từ menu thả xuống> chọn biểu đồ Tổ chức.
Bước 3: Thêm dữ liệu nhân viên vào sơ đồ tổ chức
Trước tiên, tô sáng và sao chép toàn bộ thông tin nhân viên, sau đó dán văn bản vào cửa sổ SmartArt. Sơ đồ tổ chức sẽ nhìn nhỏ và khó đọc, nhưng chúng ta sẽ sửa chữa điều này khi chúng ta sắp xếp nhân viên vào cấu trúc báo cáo phù hợp của họ.
Mẹo: Nếu bạn không thấy cửa sổ Pane văn bản, hãy chắc chắn rằng bạn đã chọn sơ đồ tổ chức và từ thanh công cụ Menu, mở tab Thiết kế SmartArt và nhấp vào Pane văn bản.
Bước 4: Sắp xếp và tùy chỉnh sơ đồ tổ chức
Bây giờ chúng ta sẽ sắp xếp cấu trúc báo cáo từ cửa sổ Pane văn bản! Các biểu tượng ở đầu pane giúp thực hiện các hành động cụ thể:
- Biểu tượng dấu cộng: Thêm một ô mới (nhân viên)
- Biểu tượng dấu trừ: Xóa một ô (nhân viên)
- Mũi tên trái, phải, xuống và lên: Di chuyển một ô (nhân viên)
Mẹo: Các phím tab và delete trên bàn phím của bạn cũng sẽ di chuyển các ô sang trái hoặc sang phải (và tiết kiệm nhấp chuột)!
Đi qua từng tên nhân viên để đặt chúng vào trong cấu trúc hệ thống. Khi bạn di chuyển các ô, bạn sẽ thấy sơ đồ tổ chức của bạn bắt đầu hình thành.
Sau đó, nhấp vào sơ đồ tổ chức và sử dụng Enter trên bàn phím của bạn để đưa mỗi chi tiết (Tên, Chức vụ, Phòng ban và Trạng thái) thành từng dòng riêng biệt.
Mẹo: Nếu bạn muốn thay đổi màu sắc hoặc phong cách tổng thể của sơ đồ tổ chức, hãy vào thanh công cụ Menu, và trong tab Thiết kế SmartArt, chọn tùy chỉnh ưa thích của bạn.
Bước 5: Lưu với một mẫu sơ đồ tổ chức
Sau khi hài lòng với sơ đồ tổ chức của bạn, tuyệt! Hãy lưu nó dưới dạng một mẫu cho các bản sửa đổi trong tương lai. Đi vào thanh công cụ Menu> Tập tin> Lưu thành Mẫu.
Nguồn tài nguyên liên quan:
- Cách Tạo Lịch Trình Dự Án Trong Excel
- Cách Tạo Sơ Đồ Tổ Chức trong Google Sheets
- Cách Tạo Lịch Trong Excel
- Cách Tạo Cơ Sở Dữ Liệu Trong Excel
- Cách Tạo Biểu Đồ Trong Excel
- Cách Tạo Biểu Đồ Thác Nước Trong Excel
- Cách Tạo Bảng Điều Khiển KPI Trong Excel
- Ví dụ Cấu Trúc Tổ Chức Matrix
3 Vấn Đề Thường Gặp Trong Excel (và Cách Giải Quyết)
Mặt trái lớn nhất khi sử dụng sơ đồ tổ chức trong Excel là bạn không thể tìm hiểu bất kỳ thông tin nào khác ngoài thông tin tối thiểu được cung cấp về mỗi phòng ban hoặc nhân viên. Tên, chức danh và khuôn mặt không đưa họ vào một con đường trực tiếp để liên hệ với các thành viên khác trong nhóm.
Trước đây, chúng ta đã tìm hiểu về lợi ích của phần mềm sơ đồ tổ chức hiện đại. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp để thay thế Excel làm công cụ sản xuất hoặc tò mò về ClickUp, đây là ba lý do để chuyển đổi!
Vấn đề 1: Excel không được thiết kế để làm việc cộng tác
Các nhóm phân tách theo múi giờ cần một sơ đồ tổ chức trực quan để lên lịch họp, dự án và chuyến công tác vào bất kỳ thời điểm nào. Khi thông tin liên hệ của tất cả mọi người đều nằm trong một sơ đồ tổ chức, họ sẽ không bị chìm đắm trong các email đi lại không cần thiết.
Dự định chi tiêu nhiều thời gian hơn trong một sơ đồ tổ chức Excel.
Giải Pháp: ClickUp Whiteboards và Mind Maps
Nếu bạn thích cộng tác thời gian thực – và nhân viên phụ trách cập nhật thông tin Liên kết trên Cơ quan và Liên hệ của mình – hãy sử dụng Whiteboards và Mind Maps!
Công cụ hình ảnh của ClickUp giúp các nhóm thêm nhiều nội dung và phương tiện vào sơ đồ tổ chức của họ, để mọi người luôn kết nối với những người và nguồn lực. Đây là một số cách để tùy chỉnh Whiteboards của ClickUp:
- Căn chỉnh các đối tượng của bạn để tạo mối quan hệ với các Hướng dẫn phù hợp thông minh
- Tạo phong cách cho sơ đồ tổ chức của bạn với biểu ngữ, tiêu đề, làm nổi bật và nút bấm
- Chuyển đổi hình dạng, ghi chú dán hoặc văn bản thành nhiệm vụ ClickUp
- Thay đổi màu sắc, kích thước và loại kết nối
- @đề cập đến những người, nhiệm vụ và ClickUp Docs
Giới thiệu về mẫu Whiteboards by ClickUp
Vấn đề 2: Sơ đồ tổ chức trong Excel đòi hỏi nhiều thời gian chuẩn bị
Với Excel, bạn phải thu thập thông tin từ nhiều nguồn như email, Slack và PDF. Sau đó, sao chép, dán và định dạng từng ô nhân viên trong sơ đồ tổ chức. Có một cách nhanh hơn để đơn giản hóa quy trình này. Và tất cả bắt đầu từ một Biểu mẫu!
Giải Pháp: Tập hợp thông tin đúng với ClickUp Forms
Đây là cách hoạt động: Bạn gửi một liên kết ClickUp Form với tất cả các câu hỏi mà một người cần hoàn thành cho hồ sơ của họ (ảnh chân dung, chức danh, múi giờ, kênh giao tiếp ưa thích, v.v.) Sau khi người đó hoàn thành Biểu mẫu, bản nộp của họ sẽ được đưa vào Danh sách mà bạn lựa chọn.
Sau khi bạn đã thu thập tất cả các phản hồi, bạn có thể nhóm, phân loại và lọc các nhiệm vụ để xây dựng một danh sách thư mục thời gian thực cho tất cả các nhân viên tương tác bất cứ lúc nào và ở bất kỳ nơi đâu!
Vấn đề 3: Một sơ đồ tổ chức trong Excel chỉ hiển thị mối quan hệ chính thức giữa nhân viên và các nhóm
Một sơ đồ tổ chức truyền thống trong Excel bỏ lỡ ngữ cảnh quan trọng về các nhóm chức năng chéo nhau làm việc cùng nhau. Ví dụ, một trợ lý điều hành báo cáo cho giám đốc sáng tạo và phó giám đốc điều hành về marketing văn bản. Nhưng phi chính thức, họ cũng hỗ trợ bộ phận thiết kế dưới dạng người phối hợp nhóm.
Hoặc có thể bạn đang xây dựng một nhóm chức năng chéo cho chiến dịch thương hiệu nhà tuyển dụng toàn công ty và cần người đóng góp từ Phòng tiếp thị, Pháp lý, Sáng tạo và Nhân sự. Chiến dịch này sẽ yêu cầu mọi người đặt tại trụ sở chính để quay phim tại chổ. Một sơ đồ tổ chức nguyên bản trong phần mềm cộng tác sẽ là một nguồn tài nguyên quý giá để tìm và kết nối nhanh chóng với những cá nhân cụ thể này.
Giải Pháp: Xây dựng danh bạ nhân viên mạnh mẽ với các danh sách ClickUp
Bạn đang làm việc trong một tổ chức hàng chục, hàng trăm hoặc hàng nghìn? Theo dõi cập nhật và chuyển nhượng nhân sự dễ dàng hơn với ClickUp Lists mạnh mẽ.
Mẫu cơ sở dữ liệu nhân viên toàn diện của ClickUp bao gồm các chế độ xem được xây dựng sẵn, Trường Tùy chỉnh và trạng thái tùy chỉnh để dễ dàng tạo một trung tâm danh bạ nhân viên và tiến triển cùng tổ chức của bạn!
- Sắp xếp thông tin nhân viên bằng một cái nhìn tổng quan theo phòng ban, địa điểm và chức danh
- Ghi lại giờ làm việc, kế hoạch đi công tác, sinh nhật và nhiều hơn nữa của nhân viên
- Lên lịch và giao dự án với hiển thị đầy đủ
Mẫu Danh bạ Nhân viên của ClickUp
Các nguồn tài nguyên miễn phí có sẵn 24/7 với hỗ trợ trực tuyến trực tiếp, các buổi học trực tuyến theo yêu cầu và học trực tuyến. Nếu hiệu suất hoạt động là tâm điểm tại tổ chức của bạn, hãy thử ClickUp để đưa lực lượng lao động của bạn gần hơn với mục tiêu sản xuất! 🧑💻
Conclusion: So above is the Cách Tạo Sơ Đồ Tổ Chức Trong Excel 2023 article. Hopefully with this article you can help you in life, always follow and read our good articles on the website: natuts.com
